Grupo de Gestión Administrativa
Grupo de Gestión Administrativa

Jacqueline Arbelaez Montes - Coordinadora del Grupo de Gestión Administrativa

Son funciones del Grupo de Gestión Administrativa:

1. Ejecutar, coordinar, evaluar y controlar el desarrollo de los planes, programas, proyectos y actividades de la Unidad Administrativa Especial relacionados con la administración de los recursos físicos, tecnológicos y documentales de la Unidad Administrativa Especial y la adquisición de bienes y servicios para el adecuado funcionamiento de la entidad.

2. Coordinar, y adelantar los procesos precontractuales necesarios para la adquisición de bienes y servicios que se requieran para el correcto funcionamiento de la Unidad Administrativa Especial.

3. Atender las actividades relacionadas con la adquisición, almacenamiento y suministro de los elementos, materiales y equipos que requieran las diferentes dependencias.

4. Elaborar el plan anual de compras, en coordinación con la Subdirección y la Dirección de Investigación y Planeación de acuerdo con los requerimientos de las dependencias.

5. Administrar el registro y evaluación de los proveedores de bienes y servicios de la entidad.

6. Organizar y controlar el archivo general de documentos, conforme con las orientaciones del Archivo General de la Nación y las demás normas técnicas sobre la materia y la prestación del servicio de correspondencia y mensajería.

7. Coordinar con el Despacho del Subdirector Nacional y la Dirección de  investigación y Planeación, la implementación y actualización de los procedimientos de gestión documental de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

8. Administrar el software de gestión documental de la entidad en cumplimiento de las normas técnicas dispuestas por el Archivo General de la Nación.

9. Coordinar, controlar y adelantar las gestiones necesarias para la prestación de los servicios generales de mantenimiento, vigilancia, aseo, transporte y los demás que se requieran para el correcto funcionamiento de la Unidad Administrativa Especial.

10. Llevar los registros de reparación y mantenimiento de los equipos y vehículos del Unidad Administrativa Especial y recomendar su reposición cuando a ello hubiere lugar.

11. Administrar el almacén general de la Unidad Administrativa Especial, conforme con las normas técnicas, contables y fiscales sobre la materia.

12. Realizar inventarios periódicos y controlar los inventarios de elementos devolutivos y de consumo que pertenecen a la Unidad Administrativa Especial.

13. Tramitar las bajas de los elementos inservibles del Unidad Administrativa Especial, previo el cumplimiento de las disposiciones legales y fiscales, y de acuerdo con los procedimientos establecidos.

14. Administrar el servicio de reproducción de documentos y material de apoyo que requieran las diferentes dependencias para el cumplimiento de sus funciones.

15. Las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.